FPS Distribution

ramona.de.jong 26-11-2018 10:44:03

Succesverhalen

Distributeurs

FPS Distribution

Klant: FPS Distribution

Uitdagingen

Onderdelen distributeur, FPS, levert goederen aan 2.500 klanten, dagelijks tot 6 keer vanuit haar nationale distributiecentrum in Sheffield. Ongeveer 40.000 transacties stromen door het FPS bedrijf op een gemiddelde dag, het hebben van de juiste ERP-oplossing is dus cruciaal voor het succes van het bedrijf.

Verder dan de standaard

Met een gevestigde reputatie van uitstekende klantenservice, is FPS al meer dan 80 jaar actief in de distributie en groothandel en biedt een product portfolio dat onder andere de sectoren Automotive, Industrieel, Reizen, Recreatie en Retail omvat. In de afgelopen 20 jaar, heeft de technologie van KCS de doorstroom van de ‘levensader’ van FPS ondersteund – verzekerd dat 1.000 personeelsleden de volledige verwerking van alle transacties efficiënter en effectiever kunnen beheren, via het FPS netwerk en tussen de 22 filialen.

De KCS/FPS relatie staat al overeind sinds 1992

Ze hebben een evolutionair pad gevolgd langs de geavanceerde oplossingen van KCS, van Rev.7 tot aan K8. Het is een integraal onderdeel van de FPS strategie geweest om hun ERP-systeem up-to-date te houden, zodat het bedrijf het hoogste haalbare kan bereiken op het gebied van operationele efficiëntie en het blijven leveren van uitstekende klantenservice. In 2015, is FPS geüpgraded naar K8 Babbage, compleet met extra functies en voordelen, waaronder minder gebruiker exits, nieuwe gebruiker-toestemming faciliteiten en tabel-gedefinieerde functies.

Hoofd van IT-systemen bij FPS, Jonathan Eden, legt uit: "de transitie naar K8 Babbage betekent dat we van Oracle 'Red Stack' en de nieuwe upgrade architectuur kunnen profiteren - welke allebei belangrijk zijn voor ons als we vooruitgang van het systeem boeken. Op het gebied van applicatie functionaliteiten, verbeteringen zoals de retourafhandelingen blijken al gunstig voor ons bedrijf te werken.”

Gepland tot in de perfectie

Jonathan Eden wist dat om dit grote en complexe upgrade project succesvol af te ronden, een nauwe samenwerking met KCS een kritische succesfactor zou blijken, samen met sterke project sponsoring, voorbeeldig projectmanagement en goede interne communicatie.

“Het was noodzakelijk om onze collega’s binnen het netwerk volledig geïnformeerd te houden. Door iedereen te vertellen wat we deden – waarom, wanneer en hoe – hielp ons om de sterke betrokkenheid bij het project te handhaven."

Een soepele overgang

Na uitgebreid testen door zowel KCS als FPS, is K8 Babbage live gegaan in Februari 2015. Ondersteuning van IT-teams, boekhoudkundige- en supply chain medewerkers van beide bedrijven tijdens de go-live en de eerste week van gebruik, resulteerde in een goed geplande en succesvolle overgang. Jonathan Eden vat samen: “De operationele down time duurde slechts 6 uur en de zondag shift startte hun werkzaamheden direct met K8 Babbage.”

Het systeem ging toen naar de ‘Early Life Support’ fase, wat verzekerde dat problemen na de Go-Live effectief opgelost konden worden. “Sommige van onze gebruikers lieten weten dat dit de best geplande, gecommuniceerde en uitgevoerde upgrade tot die tijd was.”

‘Het licht aanhouden’

De levering van een hoog presterend, betrouwbaar systeem om klant tevredenheid en productiviteit was een belangrijke project doelstelling. Het team van FPS bedrijfssystemen behaalde ook de andere doelstellingen, hier onder viel de voorziening van uitstekende service aan alle belanghebbenden en het toevoegen van concrete waarde aan het bedrijf. "Upgraden naar K8 Babbage betekende niet alleen dat we op de juiste weg bleven voor het behalen van deze doelstellingen, het was ook ongetwijfeld de juiste strategie voor FPS. We zijn nu gepositioneerd om kleinere incrementele stappen met systeemupgrades te nemen – een efficiënter proces en met een verlaagd verander management proces."

"Met de betrokkenheid, inzet en fantastisch teamwerk van alle belanghebbenden, hebben we de uitdagingen aangepakt en het project succesvol voltooid", besluit Jonathan Eden.

The road ahead

In opvolging van de transitie naar K8 Babbage, heeft FPS nu hun eerste nieuwe functie gelanceerd – een kleine maar belangrijke stap die mogelijk is gemaakt door de nieuwe architectuur. Jonathan Eden is nu ook de mogelijkheden aan het verkennen om meerdere modules in gebruik te nemen inclusief KCS' Delivery Management, Datawarehousing, CRM en Business Intelligence om nog hogere operationele efficiëntie te realiseren.